7 สิ่ง เครื่องทำลายเอกสาร อะไรทำได้ อะไรไม่ควรทำ

7 สิ่งที่ควรและไม่ควรทำในการใช้ เครื่องทำลายเอกสาร

การใส่กระดาษแล้วปล่อยให้เครื่องย่อยกระดาษนั้นเป็นเรื่องง่ายจริงหรือไม่? บริษัทและองค์กรต่างๆ ต้องมีความรับผิดชอบต่อกฏหมาย PDPA เพื่อปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ความต้องการใช้เครื่องในประเทศไทยจึงสูงขึ้นเป็นอย่างมาก ทุกวันนี้ การใช้งานเครื่องอย่างถูกต้องและการบำรุงรักษาเพื่อให้มั่นใจว่าเครื่องมีอายุการใช้งานยาวนานเป็นสิ่งสำคัญยิ่งในด้านความปลอดภัย บทความด้านล่างนี้กล่าวถึงสิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำอันดับต้นๆ เพื่อความเหมาะสมในการทำลายเอกสาร

ตามที่ทราบกันเครื่องทำลายส่วนใหญ่จะใช้เพื่อทำลายเอกสารที่เป็นกระดาษ อย่างไรก็ตาม ขึ้นอยู่กับประเภทของเครื่อง บางเครื่องมีความสามารถที่หลากหลายและไม่เพียงแต่สามารถจัดการกระดาษได้เท่านั้น แต่ยังรวมถึง

• เอกสารที่เย็บเล่ม

• เอกสารที่ถูกตัดกระดาษ

• บัตรเครดิต

• เอกสารเข้าเล่ม

• เอกสารเคลือบ

• กระดาษแข็ง

• พลาสติกบาง

เครื่องทุกเครื่องในตลาดจะมีรายละเอียดเฉพาะรายการที่สามารถทำลายได้ หากเครื่องทำลายไม่ได้กำหนดว่าสามารถทำลายสิ่งของบางอย่างได้ ก็ไม่ควรพยายามทำลายสิ่งนี้ด้วยเหตุผลด้านความปลอดภัย การฝืนนำสิ่งของใส่เครื่องที่ไม่สามารถตัดเป็นชิ้นๆ ได้อาจทำให้เครื่องเสียหายได้

เครื่องทำลายทุกเครื่องจะมีความสามารถในการโหลดหน้าสูงสุด หมายถึงจำนวนแผ่น A4 ที่สามารถทำลายได้ในคราวเดียว ความสามารถในการโหลดหน้าแตกต่างกันไประหว่างเครื่องแบบแมนนวลและแบบป้อนอัตโนมัติ 

ธุรกิจขนาดกลางและขนาดใหญ่มีแนวโน้มที่จะนิยมเครื่องย่อยกระดาษที่มีความจุในการโหลดหน้าสูง เนื่องจากกระดาษจำนวนมากสามารถถูกทำลายในคราวเดียวได้อย่างง่ายดาย 

ห้ามใช้เกินความสามารถในการโหลดหน้าของเครื่อง เนื่องจากอาจทำให้เครื่องเสียหายได้

การจัดเก็บเอกสารกระดาษที่มีความละเอียดอ่อนอาจทำให้ธุรกิจและองค์กรเสี่ยงต่อการละเมิดข้อมูล ดังนั้นการทำลายเอกสารโดยเร็วที่สุดจึงเป็นทางออกที่ดีในการหลีกเลี่ยงและป้องกันการโจรกรรมข้อมูลที่เป็นความลับ

ระดับความปลอดภัยของเครื่องย่อยจะต้องสะท้อนถึงความละเอียดอ่อนของเอกสารที่ถูกกำจัดเป็นประจำ เครื่องย่อยกระดาษที่แตกต่างกันจะแสดงระดับความปลอดภัย DIN ที่แตกต่างกัน ซึ่งแสดงเป็น P-Rating P-Rating ระบุจำนวนชิ้นที่เอกสารถูกทำลายด้วยรุ่นนั้น ๆ สามารถดูคำแนะนำ P-Rating ได้ที่ด้านล่างเพื่อช่วยให้คุณตัดสินใจเลือกเครื่องทำลายเอกสารในสำนักงานของคุณได้ดีที่สุด

ตัวอย่างเช่น office bsn รุ่น 31s ทำลายเอกสารแบบตัดเป็นเส้น ใส่กระดาษครั้งละไม่เกิน 30 แผ่น

บ่อยครั้งที่เครื่องทำลายกระดาษที่มีราคาถูกกว่าเหมาะสำหรับใช้ในบ้าน เนื่องจากมีแนวโน้มที่จะมีความจุแผ่นงานหรือระดับความปลอดภัยต่ำกว่า ยิ่งความจุแผ่น ระดับความปลอดภัย ความจุถังขยะ และไม่ว่าจะเป็นแบบป้อนด้วยตนเองหรือป้อนอัตโนมัติ เครื่องจักรก็จะมีราคาแพงมากขึ้นเท่านั้น ธุรกิจและองค์กรควรลงทุนในเครื่องทำลายที่เหมาะกับความต้องการเฉพาะของตน และควรหลีกเลี่ยงการซื้อเครื่องทำลายรุ่นที่มีราคาถูกที่สุด

ตราบใดที่ได้รับการบำรุงรักษาอย่างถูกต้องจะสามารถใช้งานได้นานหลายปี ไม่ว่าเครื่องจะเล็กหรือใหญ่ก็ควรอ่านคู่มือการใช้งานก่อนใช้งานเสมอ นอกจากนี้ การใส่เอกสารอย่างถูกต้องและการไม่ป้อนขนาดกระดาษหรือเอกสารที่ไม่สามารถจัดการได้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าเครื่องย่อยเอกสารจะทำงานต่อไปได้อย่างราบรื่น

เครื่องจะมีระยะเวลาพักที่ต้องปฏิบัติตาม เครื่องทำลายมีความจุของมอเตอร์ และการใช้งานบ่อยครั้งโดยไม่หยุดพักอาจทำให้เครื่องเสียหายได้

สิ่งที่ทำให้เครื่องทำลายป้อนอัตโนมัติของ Office BSN แตกต่างจากเครื่องอื่นๆ คือระยะเวลาการทำงานที่ยอดเยี่ยม หลายรุ่นใช้เวลาทำงานต่อเนื่องอย่างน้อย 60 นาที นับตั้งแต่วินาทีที่เปิดเครื่อง ช่วยให้ธุรกิจและองค์กรสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพตลอดเวลา

เครื่องย่อยกระดาษเป็นสินทรัพย์บริษัทที่ใช้ร่วมกันหลายคน และจำเป็นต้องมีวิธีใช้ที่พนักงานทุกคนสามารถปฏิบัติตามได้ สิ่งเหล่านี้ควรตั้งอยู่ใกล้กับเครื่องทุกเครื่องเพื่อให้พนักงานใช้งานได้อย่างถูกต้อง ขจัดปัญหาทั่วไป เช่น การบังคับกระดาษมากเกินไป การทำลายวัสดุที่ไม่ถูกต้อง และเครื่องร้อนเกินไป